Software per il rimborso spese: un ausilio indispensabile per i professionisti e la contabilità aziendale

In molte tipologie di aziende la rendicontazione delle spese di trasferta è uno dei compiti mensili ricorrenti per i professionisti e gli addetti al reparto contabilità o amministrazione. Quella che un tempo era un’incombenza lunga, imprecisa e tediosa può oggi diventare uno sforzo minimo grazie all’impiego di applicazioni o software dedicati (per smartphone, tablet o PC) che riducono al minimo il carico di lavoro relativo al rimborso spese.

Volendo fare un elenco dei benefici della rendicontazione digitale delle spese per i dipendenti occorre annoverare il fatto che mediante il processo di dematerializzazione dei documenti non è più necessario compilare i moduli cartacei per le spese di viaggio, si possono evitare lacune nei dati o errori nelle “pezze giustificative”. Si salta anche il passaggio del trasferimento fisico o via email delle spese alla contabilità. Inoltre si riduce la quantità di tempo impiegato per verificare la plausibilità delle spese di viaggio e per inserire manualmente i dati grezzi nel software

Ma quali caratteristiche deve avere un buon applicativo per il rimborso spese? A nostro avviso almeno i seguenti:

1. Possibilità di memorizzare i dati anagrafici.
2. Possibilità di generare e controllare la nota spese (in base al dipendente e al periodo) apportando e salvando delle modifiche se necessario.
3. Possibilità di generare dei report automatici.
4. Disponibilità dei dati relativi alle spese in tempo reale.
5. Esportazione comoda dei dati (sotto forma di file Excel, CSV ecc.).
6. Possibilità di stampare il resoconto delle spese da rimborsare come ricevuta in formato PDF.

I software note spese esistenti sul mercato sono numerosi, ognuno di essi ha delle caratteristiche e delle funzionalità particolari che vale la pena di studiare a fondo prima di operare la propria scelta. Il nostro consiglio è di sfruttare dei servizi di comparazione software come quelli di Appvizer, che cita tutti i principali (e migliori) programmi attualmente disponibili (attualmente ad esempio N2F, Infinity Ztravel, Notilus, Rydoo, Numilia, Sarce Travel, Otto, NetSuite, Fluida) elencando per ciascuno di essi in una scheda apposita e sintetica tutti i vantaggi di tale software per la gestione delle note spese per i dipendenti e per i manager e segnalando anche l’eventuale possibilità di svolgere una prova gratuita o di scaricare una versione Demo. Ognuna di queste schede contiene non soltanto la descrizione dell’applicativo, ma anche un chiaro elenco di punti di forza e debolezza, nonché delle recensioni/opinioni degli utenti e degli utili tutorial. Uno speciale filtro permette anche di selezionare fino a tre tra tutte le proposte quelle convincono di più e di affinare la comparazione delle funzionalità in una tavola sinottica.