Firma elettronica: meglio se integrata ai tool aziendali mediante un’API

Dire firma elettronica è dire sicurezza ed enorme risparmio di tempo e carta rispetto a quanto avviene con la classica firma autografa. Con l’espressione firma elettronica si intende un file di dati utilizzabili come strumento di identificazione con valore legale su un documento in formato digitale. Dal punto di vista giuridico la firma elettronica ha il medesimo valore di quella che viene apposta con la penna su un documento cartaceo. Non va confusa con la firma che si può disegnare o esportare su un file PDF, rispetto alla quale differisce per il fatto di soddisfare tre rigide prerogative di legge: l’autenticazione delle parti firmatarie, la prova del consenso, l’apposizione di un sigillo elettronico sul documento (che ne garantisce l’integrità). Nell’UE le normative relative alla firma elettronica sono raccolte sotto l’acronimo eIDAS (european IDentification, Authentication and trust Services, ovvero Regolamento europeo per l’identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno). Questo particolare non è da trascurare: nella scelta di un fornitore di firma elettronica è opportuno sceglierne uno che sia certificato in maniera conforme alle leggi europee.

Perché conviene adottare la firma elettronica

La risposta è semplice: per fare passi avanti nel processo di digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti. Il futuro sarà paperless, tanto nella stesura dei documenti, quanto nella loro firma, così come nell’archiviazione. Ciò consente di risparmiare spazio fisico e tempo e favorisce un accesso ai documenti semplificato e ottimizzato. Alcuni settori dell’economia lo hanno capito prima di altri e hanno da tempo iniziato a sfruttano questo sistema di firma: stiamo pensando ad assicurazioni, banche, operatori del comparto immobiliare, divisioni HR delle aziende, pubblica amministrazione, health care: che si tratti di firmare un contratto o un consenso informato, fornitore e utente hanno solo da guadagnare nell’impiego della firma elettronica.

Come si fa per richiedere e ottenere la firma elettronica?

Il processo non è difficile: il richiedente manda al cliente uno o più documenti da firmare mediante e-mail o altra via telematica, ad esempio sotto firma di file PDF, e chiede l’apposizione della firma o delle firme. L’utente esegue e il richiedente riceve un dossier di prova su cui è indicata la data. A quel punto può ricavare e archiviare dal documento ricevuto un file dal valore legale che garantisce l’avvenuta apposizione della firma.

Firma elettronica e API

Nella scelta un fornitore di servizi di firma elettronica è consigliabile optare per quelli come Yousign che non soltanto sono conformi alle direttive europee, ma consentono l’integrazione di una suite di firma elettronica ai propri applicativi già in uso, mediante un’apposita API, ovvero un programmino che semplifica il dialogo tra diverse applicazioni, aumentando la facilità di configurazione e di utilizzo. Con questa soluzione ad esempio è possibile invia una proposta di contratto direttamente dal proprio CRM e aggiornare in maniera automatica lo stato del contratto e poi conservare tutti i documenti in un unico luogo mediante un’integrazione del servizio nel sistema di Document Management o di Contract Management. Con l’integrazione del servizio di firma nella propria app aziendale si ha anche la possibilità di caricare i template (modelli standard) dei documenti, registrare le firme e poi archiviare i dossier di prova. Un vantaggio non da poco, che sarà sicuramente apprezzato da entrambe le parti che effettuano la transazione.