Fattura elettronica: i nuovi software fatturazione

Nel prossimo futuro anche in Italia entrerà in vigore l’obbligo di utilizzare fatture elettroniche, al posto di quelle cartacee che si utilizzano ora. Si tratta di una vera e propria rivoluzione, che comporta un po’ di impegno da parte dei liberi professionisti e delle aziende, che si trovano a modificare una procedura ormai consolidata. Sono però già disponibili i migliori software fatturazione, che consentono di effettuare questo passaggio in totale comodità.

Più veloce e più pratica

Un software fatturazione non solo aiuta nella compilazione delle fatture, ma può rendersi indispensabile in fase di gestione aziendale. Oggi la maggior parte delle imprese produce fatture cartacee; per compilare una fattura, stamparla, spedirla è necessario un certo quantitativo di tempo. Per altro può sempre capitare che il destinatario non riceva il documento cartaceo, cosa che può provocare importanti ritardi nel pagamento; lo stesso avviene nel caso in cui all’interno della fattura ci siano degli errori. Oltre al tempo la fattura cartacea ha un costo, sia quello della carta e dell’impiegato che l’ha compilata, sia quello della spedizione, oltre al bollo che è obbligatorio sul alcuni tipi di fatture. Con la fatturazione elettronica questi costi vengono completamente azzerati, o comunque molto diminuiti. La fattura elettronica infatti non va spedita, giunge direttamente al destinatario senza possibilità di errore e i software necessari alla compilazione permettono di preparare un elenco dei clienti principali, in modo da autocompilare i documenti quando necessario.

Come funziona la fattura elettronica

I software per la fatturazione elettronica saranno sempre più essenziali. Questo perché le nuove fatture devono essere compilate in un particolare formato, detto XML; oltre a questo non potranno esser e inviate per le comuni vie di comunicazione, ad esempio tramite e-mail. Per poter monitorare e verificare ogni fattura è necessario inviarla al destinatario attraverso il Sistema di Interscambio, fornito dall’Agenzia delle Entrate. Si tratta certamente di un ulteriore metodo di controllo, ma anche di un sistema che consente di inviare le fatture rapidamente e di avere la certezza che siano giunte e destinazione, oltre a quella, per il destinatario, di aver ricevuto effettivamente un documento valido, senza temere disguidi di alcun tipo.

Vantaggi per le aziende

Sono molteplici i vantaggi per le aziende che utilizzano software per la fatturazione elettronica, tanto che molte aziende ancora al di fuori dell’obbligo hanno già cominciato ad utilizzare questo sistema. Oltre al risparmio di tempo e di denaro che si ottiene direttamente in fase di compilazione dei documenti, l’utilizzo della fatturazione elettronica consente la conservazione di questi documenti in versione digitale, cosa che permette di eliminare faldoni, centinaia di fogli e a volte anche gli ampi armadi in cui sono conservati. Ogni azienda infatti ha l’obbligo di conservare i documenti per 10 anni. Inoltre si hanno grandi vantaggi anche dal punto di vista fiscale, soprattutto per quanto riguarda il recupero degli anticipi IVA, che per le aziende che utilizzano esclusivamente questo metodo di fatturazione è praticamente immediato. In più i software di nuova generazione vengono direttamente utilizzati anche per la gestione aziendale, con informazioni dirette sul fatturato dell’impresa.