Come gestire al meglio il rimborso spese dipendenti

Occuparsi del pagamento delle spese di trasferte dei dipendenti non è semplice, infatti bisogna fare i conti con diversi modelli previsti dalla legge, regole sulla tassazione e la deducibilità, esigenze stesse dei lavoratori e la fatturazione elettronica. Per gestire tutto al meglio esistono però delle soluzioni efficaci, che permettono di ottimizzare e velocizzare queste operazioni.

Come funziona il rimborso delle spese dei dipendenti

La normativa di legge stabilisce le modalità con cui è possibile rimborsare le spese affrontate dai dipendenti. Si tratta in particolare dell’articolo 55 del DPR n. 917/1896, che riconosce tre sistemi di indennizzo: il rimborso forfettario, analitico e misto. Il rimborso forfettario è una cifra fissa, calcolata di solito su base giornaliera oppure per ogni singolo viaggio di lavoro, con cui le aziende accordano una certa somma al dipendente per coprire i costi di spostamento, pernottamento, alimentazione, trasporto e altre voci in base all’accordo stipulato.

Il rimborso analitico, invece, anche noto come rimborso puntuale, prevede la presentazione di apposite ricevute da parte del dipendente, il quale soltanto in questo modo potrà ottenere la restituzione di quanto pagato durante la trasferta o l’attività prestata.

Infine, esiste anche il rimborso misto, meno impiegato poiché difficile da gestire da parte delle aziende, il quale prevede l’utilizzo integrato di entrambi i metodi, con un indennizzo forfettario e altre spese che invece richiedono una documentazione di accompagno.

Come gestire le spese dei dipendenti: le carte Soldo

La gestione dei rimborsi aziendali è un procedimento estremamente complesso, soprattutto per le imprese di medie e grandi dimensioni, ma può diventare un’operazione complicata anche per una piccola azienda, se non viene organizzata al meglio. Ogni modello adottato deve prevedere una perfetta rendicontazione delle spese, inoltre bisogna integrare il tutto con le procedure di fatturazione elettronica, entrata in vigore a partire dal 1° gennaio 2019.

Una soluzione efficace sono le carte prepagate aziendali, strumenti che consentono una completa tracciabilità delle spese, la personalizzazione delle soglie previste per ogni dipendente e il collegamento diretto con la piattaforma di fatturazione elettronica. Ad esempio, per gestire i costi relativi alle trasferte del lavoratore, è possibile utilizzare le carte prepagate ricaricabili Soldo, strumenti di pagamento da affidare a dipendenti e collaboratori per gestire al meglio le spese, verificando tutte le transazioni attraverso un’unica interfaccia.

Le soluzioni proposte da Soldo sono di gran lunga le migliori per le aziende, poiché permettono di offrire carte di pagamento aziendali ad ogni lavoratore, scegliere una soglia di ricarica in base all’attività da svolgere ed effettuare in caso di emergenza ricariche istantanee.

Inoltre, si possono controllare le operazioni da pc o tramite app, integrando le fatture relative alle spese realizzate all’interno dei software di fatturazione elettronica. Ciò è utile per qualsiasi tipo di spesa, dal pagamento di rifornimenti di carburante a quello di hotel e ristoranti, ottenendo sempre una perfetta rendicontazione dei costi.

Il trattamento fiscale applicato sui rimborsi dei dipendenti

La scelta del tipo di rimborso non deve essere presa soltanto per motivi pratici, ma anche in base alla tassazione applicata secondo le normative di legge. Il sistema di rimborso forfettario contribuisce al reddito del lavoratore, quindi tutto ciò che riceve come indennizzo all’interno del comune di residenza influisce sul conteggio finale delle imposte sul reddito. Caso diverso per i rimborsi sulle trasferte extracomunali, per le quali è previsto un limite di 46,4 euro al giorno in Italia e di 77,46 euro all’estero entro cui i rimborsi non incidono sul reddito.

Il sistema di rimborso analitico invece (o a piè di lista) non incide sul reddito del lavoratore fino alle seguenti quote: 15,49 euro per le trasferte in Italia e 25,82 euro per quelle all’estero, avvenute al di fuori del comune di residenza del lavoratore. Alcune spese sono deducibili, come quelle per il trasporto, altre soltanto in parte, come i costi per l’alimentazione e il pernottamento presso strutture ricettive. Per il sistema di rimborso misto è tutto più complicato, tuttavia in linea di massima sono previste regole simili al rimborso forfettario con diminuzione delle soglie del 30%.

La deducibilità per le aziende è differente rispetto a quella applicata ai lavoratori. Nello specifico, è possibile usufruirne in maniera illimitata con il regime misto e forfettario, altrimenti con quello analitico sono indicate delle restrizioni, in particolare fino a 180,76 euro al giorno per i rimborsi delle spese di viaggio in Italia (extracomunali), fino a 258,23 euro per le medesime spese ma avvenute all’estero, mentre al di sopra ti tali somme è prevista una deducibilità fissa del 75%. Il modo miglior per semplificare tutti questi procedimenti sono i sistemi integrati, composti da carte di pagamento tracciabili – come quelle proposte da Soldo – e software per la rendicontazione e la fatturazione elettronica. Queste nuove tecnologie multicanale consentono di gestire al meglio i rimborsi delle spese dei dipendenti, utilizzando sia piattaforme desktop per il pc, sia app per i dispositivi mobili, ottenendo un’accessibilità da ogni device per adattarsi perfettamente a qualsiasi esigenza aziendale.