Asset management: tutto quello che c’è da sapere sui software gestionali

I software gestionali per le aziende sono indispensabili per snellire pratiche e tenere sotto controllo diversi aspetti senza doversi affidare al cartaceo. Gli archivi fisici, infatti, occupano innanzitutto spazio e rischiano di deteriorarsi col tempo.

Ormai, in una realtà in cui tutto è digitalizzato e persino le telefonate e i meeting si effettuano tramite computer, ottimizzare procedimenti operativi di ogni genere grazie a un database personalizzato è consuetudine.

Grazie ad aziende come Proveco, che offre servizi IT da più di 30 anni ed è sempre al passo coi tempi, molte realtà riescono a gestire la contabilità, gli immobili e persino le SIM card di smartphone e router.

Soluzioni per i privati

Un’azienda privata può essere in possesso di dispositivi digitali come smartphone e notebook, ma anche flotte auto, terreni o immobili da dover gestire contemporaneamente.

A questo vanno aggiunti tutti gli aspetti che riguardano l’operatività del personale, i contratti di assunzione, gli stipendi e molteplici altre voci che, seppure suddivise in aree ben definite, potrebbero diventare dispersive.

I software più evoluti consentono di avere un controllo pressoché completo delle singole parti ma anche una visione a 360 gradi della situazione attuale. Ciò permette di individuare in maniera efficace e tempestiva tutte le eventuali criticità o i punti d’intervento, i margini di miglioramento e quelli di risparmio per potersi poi concentrare sulla crescita e sull’innovazione.

Più nello specifico, sarà possibile inserire fatture e ricevute di pagamento che riguardano l’acquisto di beni, la riscossione di affitti o vendite, ma anche tutto ciò che concerne le manutenzioni ordinarie e straordinarie di costruzioni, terreni e vetture.

Ogni singolo elemento verrà collocato nella sua area specifica e corredato di tutte le informazioni necessarie a tracciarne la storia, inclusi gli eventi passati e in corso: si potranno così tenere d’occhio le spese di carburante verificatesi a seguito di una trasferta, i chilometri percorsi, le riparazioni ma anche la convenienza di contratti telefonici, la digitazione di numeri errati o non destinati alla produttività e persino la redditività di un immobile durante l’anno.

Soluzioni per la pubblica amministrazione

La pubblica amministrazione può essere definita come un’azienda di dimensioni notevoli che deve agire per il bene dei cittadini e, come tale, deve funzionare altrettanto efficacemente e in modo rapido.

Procedimenti come le notifiche di atti ai destinatari e la pubblicazione nell’albo pretorio, anche online, saranno snelliti grazie a database in grado di ricevere tutti i dati che riguardano la motivazione stessa della notifica (multa, procedimento penale, citazione in tribunale, cartelle esattoriali, comunicazioni riguardanti le opere pubbliche e bandi di concorso, solo per citarne alcuni).

Per essere validi, infatti, non solo non dovranno presentare errori, ma anche essere corredati da una relazione che ne attesti la pubblicazione e i tentativi di consegna al cittadino (in caso di atti notori), così da tracciare perfettamente tutti i passaggi e intervenire laddove possibile con tutte le azioni del caso.

Ogni pubblica amministrazione, poi, potrà fare capo a uno specifico comune di appartenenza e sarà quindi importante che il software sia condivisibile da tutte le sezioni, così da consentire la consultazione o anche la modifica dei dati da parte di ognuno.

A tutto questo è collegata anche la situazione contabile dell’amministrazione, che dovrà tenere d’occhio riscossioni, pagamenti pendenti o avvenuti, così da sollecitare o archiviare le spese.

Fruibilità dei software

Affidarsi a professionisti IT per lo sviluppo dei software più adatti alle proprie esigenze prevede, in primo luogo, che si discutano le necessità affinché siano rispettate completamente.

Successivamente, è possibile richiedere delle demo per avere dei modelli di base e, quando il prodotto è pronto, assistere a sessioni formative che coinvolgano tutti i dipendenti per usare al meglio il programma. Fondamentale, infine, sarà anche l’assistenza post vendita per avere a disposizione personale altamente qualificato in caso di qualsiasi genere di informazione si necessiti.